Allgemein – Aufbewahrungspflichten
Dieses ist ein Thema über das sich Gründer von MLM-Vertrieben und sogar Inhaber von Firmen die lange am Markt sind keine Gedanken machen.

Warenwirtschaft

Bitte fragen Sie Ihren Steuerberater in wie weit Ihr Internetshop mit Warenwirtschaft und die Provisionsabrechnung als Vorsysteme zur Buchhaltung angesehen werden.

Fragen Sie genau, welche Daten müssen Sie in welcher Form wie lange aufbewahren.

Haben Sie diese Informationen die auf Ihre Firma abgestimmt sind, dann lassen Sie sich von Ihrem Softwarelieferanten erklären, wie in seiner Software Sie die vorgeschriebene Aufbewahrung ausführen können.

Zusätzlich diese Frage:

Ganz wichtig, und keine Scheu das folgende zu fragen. Fragen Sie Ihren Softwarelieferanten, wie Sie als Unternehmer die Daten entsprechend der Aufbewahrungspflichten erhalten und aufbewahren, und bei einer Finanzamtsprüfung vorzeigen können, wenn Sie nicht mehr Kunde von ihm sind.

E-Mails

Auch zu diesem Thema fragen Sie Ihren Steuerberater, ob die Systemmails wie Auftragsbestätigungen einer Aufbewahrungsfrist unterliegen, und dann wie lange.

Wenn ja, dann die Fragen wie vor an Ihren Softwarelieferanten stellen.

Allgemein

Aufbewahrungspflichten sind für die meisten Unternehmer im laufenden Geschäft kein Thema. Wenn Sie aber einmal da stehen und müssen Belege aus der Vergangenheit vorlegen, dann wird das ein sehr großes Thema werden.

Unter Tipp

Lassen Sie sich von Ihrem Steuerberater wirklich schriftlich geben, wie bezüglich der Aufbewahrungspflichten in Ihrer Firma zu handeln ist.

Im nächsten Schritt klären Sie mit Ihrem Softwarelieferanten, wie und wo in seinem System die Daten für diese Sicherungen zur Verfügung stehen.

Zum Schluss erstellen Sie eine schriftliche Anweisung wie zu handeln ist und was wo aufbewahrt wird.  Schulen und verpflichten einen Angestellten dieses für Sie in den von Ihnen festgelegten Zeitabständen durchzuführen. Zeitgleich wird ein weiterer Angestellter geschult, so haben Sie immer eine Reserveperson haben, die einspringt, wenn der Erste nicht da ist.

Mit diesen Maßnahmen haben Sie sicher alles getan um diese Anforderungen zu lösen.

Abschließend

Es hört sich nach viel Arbeit und Verwaltung an, ist es aber nicht. Hier reden wir von wenig regelmäßiger Arbeitszeit, die am Ende Ihnen sehr viel Ärger ersparen wird. Sie werden nur einmal sich wirklich kümmern müssen, um das System der Aufbewahrung in Ihrer Firma zu etablieren.